Chargé d’accueil et de gestion administrative E-learning (asynchrone)

Le titre professionnel de Chargé d'accueil et de gestion administrative est constitué de 2 blocs de compétences.

AT1- Assurer les activités d'accueil d'une structure - 170 h

(102 heures Asynchrone/Synchrone - 68 heures hors connexion).

CCP 1. Assurer l'accueil physique et téléphonique

• Accueillir les visiteurs avec courtoisie.

• Répondre aux appels entrants avec professionnalisme.

• Identifier les demandes rapidement.

• Reformuler et orienter vers le bon interlocuteur.

• Gérer plusieurs sollicitations simultanées.

• Utiliser un standard multi-lignes.

• Enregistrer les informations d'accueil.

• Assurer la traçabilité des échanges.

CCP 2. Gérer des situations complexes à l'accueil

• Reconnaître une situation délicate.

• Appliquer les procédures internes.

• Adapter son attitude au contexte.

• Rester calme face aux tensions.

• Désamorcer les conflits avec diplomatie.

• Savoir faire appel à un référent si nécessaire.

• Respecter les limites de responsabilité.

CCP 3. Traiter les flux d'information internes et externes

• Trier les courriers entrants et sortants.

• Diffuser l'information selon les consignes.

• Utiliser les outils numériques internes.

• Archiver les messages importants.

• Renseigner les outils de suivi.

• Garantir la confidentialité des échanges.

• Relayer les informations urgentes.

AT 2- Gérer les activités administratives d'une structure - 260h

(156 heures Asynchrone/Synchrone - 104 heures hors connexion).

CCP 4. Prendre en charge les activités administratives courantes

• Rédiger des écrits simples.

• Mettre en forme des documents.

• Classer les dossiers en version papier.

• Numériser les documents utiles.

• Planifier des réunions ou rendez-vous.

• Utiliser un agenda partagé.

• Actualiser les informations dans les fichiers.

CCP 5. Assurer le traitement administratif des dossiers

• Constituer un dossier complet.

• Vérifier la conformité des pièces.

• Mettre à jour les données régulièrement.

• Suivre l'avancement du traitement.

• Relancer les interlocuteurs au besoin.

• Archiver les dossiers clos.

CCP 6. Traiter les réclamations courantes

• Accuser réception de la réclamation.

• Identifier la nature du problème.

• Appliquer la procédure de traitement.

• Proposer une solution adaptée.

• Rédiger une réponse claire.

• Informer les personnes concernées.

• Clôturer le traitement en temps voulu.

Encadrement et accompagnement :

Chaque apprenant bénéficie d'un accompagnement en visio par une équipe pédagogique dédiée et un support technique qui assurent le suivi du parcours, répondent aux questions et soutiennent l'apprenant dans sa progression.

Un suivi de l'assiduité mensuel est effectué et remonté.

Des échanges sont également possibles à travers des sessions en direct (« lives ») et le forum de discussion.

L'objectif de la formation est de valider le Titre Professionnel de Chargé d'accueil et de gestion administrative, certification de niveau 3 enregistrée au RNCP.

À l'issue de la formation, vous serez capable de :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs en identifiant rapidement leurs demandes, en les orientant vers le bon interlocuteur et en assurant la traçabilité des échanges ;

• Appliquer les procédures internes face aux situations difficiles à l'accueil, en adaptant sa posture et en respectant les limites de responsabilité ;

• Trier, diffuser et archiver les flux d'information internes et externes en utilisant les outils numériques et en garantissant la confidentialité des échanges.

• Prendre en charge les activités administratives courantes, incluant la rédaction et la mise en forme de documents, la planification de réunions et la gestion d'un agenda partagé ;

• Constituer, mettre à jour et assurer le suivi des dossiers administratifs en vérifiant la conformité des pièces et en relançant les interlocuteurs si nécessaire ;

• Traiter les réclamations courantes en identifiant la nature du problème, en appliquant la procédure adaptée et en apportant une réponse claire dans les délais impartis.

Cette formation s'adresse à toute personne souhaitant exercer une fonction dans le domaine médico-administratif, notamment :

• les salariés, dans le cadre d'un projet d'évolution ou de reconversion professionnelle ;
• les demandeurs d'emploi, engagés dans une démarche de qualification ou de retour à l'emploi ;
• les publics en reconversion professionnelle, sous réserve de satisfaire aux prérequis définis ;
• les apprentis, dans le cadre d'un contrat d'apprentissage ;
• les personnes en contrat de professionnalisation, dans une logique d'alternance formation/emploi.

Pour suivre cette formation, vous devait être muni d'un :

• Ordinateur avec une connexion internet stable (nous conseillons l'utilisation d'un PC plutôt qu'un Mac pour une meilleure compatibilité avec les logiciels métier utilisés en formation) ;
• Logiciel de bureautique courant (Microsoft Office — peut être fourni sur demande).

Quel que soit le statut du candidat (demandeur d'emploi, salarié, alternant…) :

• Être titulaire d'un niveau 3 validé (CAP/BEP) ou justifier d'une expérience significative dans le domaine du secrétariat, de l'accueil, de l'administratif) ;

• Avoir un projet professionnel validé, idéalement par une immersion en entreprise confirmant l'adéquation avec le métier visé ;

• Réussir les tests de positionnement (écrits et/ou informatisés) et l'entretien de motivation mené par le.la conseiller.ère en formation.

• Plateforme de cours digitalisés en ligne accessible 24h/24

• Classes virtuelles en direct par des formateurs experts

• Evaluations pratiques en fin de modules

• Accompagnements individualisés

La formation est proposée en digital learning. Elle vous permet de progresser à votre rythme, tout en bénéficiant d'un accompagnement régulier.

• L'accès aux contenus se fait via une plateforme en ligne dédiée, accessible 24h/24.

• Les cours sont organisés en modules thématiques (droit du travail, recrutement, plan de développement de compétences…), chacun structuré autour :

  • de séquences théoriques claires et progressives ;

  • d'exemples pratiques illustrés ;

  • d'exercices d'application avec corrections commentées.

• Des cas pratiques transversaux sont proposés en fin de module pour mobiliser les acquis sur des situations proches de celles rencontrées en entreprise.

• Des classes virtuelles en direct ("Lives") sont programmées au moins une fois par semaine (hors vacances scolaires). Ces sessions permettent de :

  • revoir les points clés du programme ;

  • échanger avec les formateurs ;

  • poser des questions ;

  • travailler collectivement sur des cas ou des exercices.

Ces sessions peuvent également être demandées par les apprenants en fonction de leurs besoins.

1. Inscription à l'examen par l'organisme de formation

L'inscription est assurée par l'organisme de formation. Vous devrez choisir le lieu de passage de l'épreuve parmi les sites partenaires : Île-de-France (RIS Orangis), Bourgogne (Mâcon) ou Nouvelle-Aquitaine (Le Barp).

L'épreuve se déroule, sauf cas de force majeure, dans ces locaux, généralement lors des derniers jours de formation ou dans la semaine suivant sa fin. Dans certains cas exceptionnels (notamment en fonction du calendrier des sessions), elle peut être reportée dans un délai maximum de 6 mois après la fin de la formation.

Conformément à la réglementation, toute personne ayant bénéficié d'un financement public (ex : CPF) est dans l'obligation de se présenter aux épreuves du titre professionnel. Vous serez informé.e de cette obligation dès le début de votre formation et un rappel vous sera transmis avant la session d'examen.

2. Préparation et accompagnement vers l'examen 

Tout au long de votre formation, vous bénéficiez d'un suivi individualisé mensuel pour faire le point sur votre progression et adapter votre parcours si nécessaire.
En vue de l'examen, vous bénéficiez de :

• Sessions de révision en classe virtuelle avec des formateurs métier (simulations d'épreuves orales) ;
• Évaluations par modules corrigées par les formateurs et exercices avec autocorrection ;
• Évaluations passées en cours de formation (ECF) reproduisant les conditions d'examen ;
• Un accompagnement à la rédaction du dossier professionnel. Un stage en entreprise de 6 semaines est conseillé pour enrichir ce dossier, renforcer vos acquis et favoriser l'insertion professionnelle.

Les ECF et le dossier professionnel sont obligatoires pour accéder à la certification.

3. Certification par un jury de professionnels 
Elle comprend :

• une mise en situation professionnelle de 2 h 25 (étude de cas écrite de 1 h 45 et simulation orale de 40 min) ;
• un entretien technique de 10 minutes pour vérifier la compétence "Gérer des situation complexes à l'accueil" ;
• Un questionnement sur sa production écrite réalisée en amont de la session en lien avec la compétence “Assurer le traitement administratif des dossiers".  
• un entretien final de 15 minutes, basé sur le dossier professionnel, pour évaluer le degré d'autonomie, la posture professionnelle et la capacité à rendre compte.

Pour les candidats issus d'un parcours de formation, les évaluations passées en cours de formation (évaluations en centre) sont également prises en compte dans l'analyse globale du jury.

4. Sera remis à l'issu de la formation : 

• un livret d'Évaluations en cours de formation ECF ;
• une attestation de fin de formation ;
• Les résultats seront transmis directement par la DREETS (titre professionnel, attestation de réussite partielle).

Les intervenants sont des formateurs professionnels ou des experts en secrétariat et chargé d'accueil, disposant d'une solide expérience dans l'exercice du métier de chargé d'accueil et de gestion administratif ou dans la formation professionnelle pour adultes.

Ils assurent :

• la transmission des compétences techniques attendues au regard du référentiel du titre professionnel,

• l'animation des cours en ligne (synchrones ou asynchrones),

• l'accompagnement pédagogique personnalisé tout au long du parcours.

IMPORTANT :

• Entrée en formation toute l'année.

• Formation accessible où que vous soyez et sur le support de votre choix : ordinateur, tablette et smartphone.

• Durée de la formation : de 6 mois à 18 mois selon votre expérience.

L'entrée en formation se fait sur dossier de candidature.

Elle comprend :

• Des tests de positionnement permettant d'évaluer les prérequis en logique, en expression écrite, en calculs professionnels et en bureautique (Word, Excel) ;

• Un entretien de motivation, destiné à vérifier la cohérence du projet professionnel du candidat avec les objectifs du Titre Professionnel Chargé d'accueil et de gestion administrative, ainsi que sa capacité à s'engager dans une formation exigeante.

L'accès à la formation pourra se faire sous 7 jours après la validation de l'admission.

• Admission sur dossier

Toutes les formations proposées par ABL Formation sont organisées dans des conditions conformes aux exigences réglementaires et légales en matière d'accessibilité pour les personnes en situation de handicap.

• Un référent handicap est identifié au sein de l'équipe pour accompagner les apprenants concernés ;

• Des rendez-vous personnalisés peuvent être organisés afin d'anticiper et de mettre en place les aménagements spécifiques nécessaires ;

• L'accessibilité est renforcée par le format à distance, permettant un apprentissage adapté au rythme et aux contraintes de chacun.

• Intitulé : Chargé d'accueil et de gestion administrative
• Codes : RNCP 41239 CertifInfo 119165
• Date de décision : Non renseigné
• Date d'échéance d'enregistrement : 30/09/2030
• Organisme certificateur : MINISTERE DU TRAVAIL DE L'EMPLOI ET DE L'INSERTION